在信息科技發(fā)達的現今，企業(yè)內部中電子郵件是最常使用的一種溝通工具，然而電子郵件的容易使用，只要輕點(diǎn)一下鼠標，便能將訊息傳送給許多人，若收件者未經(jīng)思考按直接回復或按全部回復，則可能出現了MAIL滿(mǎn)天飛的情形，如此一來(lái)，將造成員工因訊息超載而損失工作時(shí)，嚴重者則有溝通不良，出現效率不彰的情況產(chǎn)生。但，你知道嗎？若透過(guò)更人性的企業(yè)E化平臺，可大大改善溝通不良的情況，也可讓企業(yè)內部溝通變得更easy！

一、何謂溝通 　　溝通(communication)是指2個(gè)或2個(gè)以上的個(gè)體成員或群體之間，單向或雙向的傳達信息，并達成彼此理解的狀態(tài)。一個(gè)良好、有效的溝通是指，組織內的成員彼此傳達訊息或分享信息，接收訊息的成員皆能清楚知道該信息的意義，若接收訊息的成員未成功獲得訊息，或是不清楚訊息的意義時(shí)，則表示溝通無(wú)效。 二、溝通的功能 1、提供知識      溝通的基本功能就是提供知識給組織成員，例如：企業(yè)文化、公司使命、公司愿景、公司目標、公司策略、工作規則、公司內可接受的行為標準…等，透過(guò)有效的溝通管道，讓組織內的每一位成員知悉，并讓他們能有效地執行工作，達成組織目標。

2、激發(fā)組織成員動(dòng)機 
    組織成員的工作動(dòng)機是決定一組織績(jì)效的重要關(guān)鍵因素，而激發(fā)組織成員達成其工作目標的重要方式則是溝通。主管可透過(guò)不同的溝通方式，指派明確和困難的目標或達成工作績(jì)效可獲得的報酬…等。然而，組織成員的動(dòng)機是否有被激發(fā)，可視組織成員的行為模式，即可知該溝通是否有效，例如：下屬明確知悉被指派的目標為何，及達成目標或工作績(jì)效時(shí)可獲得的報酬為何。

3、控制和協(xié)調個(gè)人的努力
    在一組織或團隊中，常會(huì )有「搭便車(chē)」的人出現，即管理學(xué)中所稱(chēng)的「社會(huì )賦閑效果」。依一般正常邏輯思考，當組織成員個(gè)體數量增加時(shí)，群體規模亦增加，群體的力量應隨之變大。但其實(shí)不然，當組織成員個(gè)體數量增加變多時(shí)，難免有人會(huì )抱著(zhù)「搭便車(chē)」的心態(tài)，因此，雖然群體逐漸擴大，但每位成員的貢獻度卻相對減少，此現象則稱(chēng)為「社會(huì )賦閑效果」。此時(shí)，則需透過(guò)一個(gè)良好、有效的溝通去控制和協(xié)調個(gè)體成員的行為，不僅期望達到組織內的公平公正原則，也讓每一位個(gè)體成員在互信互賴(lài)之下彼此競合，以順利達成個(gè)體成員的工作目標，進(jìn)而達到組織目標。

 三、溝通的媒介

    不同的溝通媒介可傳達的信息豐富性也有所不同。信息豐富性高的溝通媒介能夠傳遞更多的信息，也更能促成彼此相互理解。 

1、面對面溝通      在溝通的過(guò)程中，所發(fā)出的訊息有語(yǔ)言訊息和非語(yǔ)言訊息兩種。面對面溝通除了提供語(yǔ)言訊息，也充份的提供非語(yǔ)言訊息，例如：肢體語(yǔ)言、臉部表情…等。另外，面對面溝通的過(guò)程中，也可不斷地重復，以達到彼此互相理解為止。    2、以電子方式傳遞的語(yǔ)言溝通     以電子方式傳遞的語(yǔ)言溝通為媒介，其信息豐富性居次，例如：電話(huà)、語(yǔ)音信箱、錄音機…等。此溝通媒介除了提供充足的語(yǔ)言訊息之外，也能透過(guò)發(fā)訊者的聲音語(yǔ)調、強調哪一部份的訊息或感覺(jué)發(fā)訊者的態(tài)度。    3、個(gè)人收件的書(shū)面溝通      電子郵件(e-mail)、正式公文、信件或備忘錄…等則屬于個(gè)人收件的書(shū)面溝通媒介，其信息豐富性次低。由于透過(guò)此溝通媒介傳遞訊息，主要是對特定的個(gè)體成員發(fā)出訊息，可于溝通的媒介中強調發(fā)訊主旨，讓收訊者對該訊息的注意，但無(wú)法立即獲得回饋為該溝通媒介的缺點(diǎn)。